على الرغم من الاعتقاد الشائع بأن العمل من المنزل قد لا يكون بنفس الإنتاجية الناشئة عن العمل في مكتب رسمي؛ إلا أن دراسات قام بها بروفيسور اقتصادي في جامعة ستانفورد أظهرت عكس ذلك تماماً؛ حيث تبين بأن العاملين من المنزل هم فعلياً أكثر إنتاجية من موظفي المكاتب.
ولكن كي نضمن هذه النتيجة يجب علينا أن نحقق شروط المعادلة؛ وهي خلق مساحة عمل مناسبة والتعرف إلى العادات الشخصية في العمل من حيث تحديد جدول زمني لا يتعارض مع الالتزامات والمسؤوليات الأخرى؛ وأخيراً وهو العنصر الأهم المحافظة على مكتب منزلي منظم والذي سوف نساعدكم على تحقيقه من خلال هذه الخطوات البسيطة والفعّالة.
1-التقسيم
من المهم تقسيم محتويات المكتب من أوراق وبطاقات عمل و فواتير إلى فئات لكي يسهل الوصول إليها عند الحاجة.
2-التخلص من الأوراق المكدسة
تأتي هذه الخطوة بالتزامن مع الخطوة الأولى بحيث يتم التخلص من الأوراق التي تنتمي إلى حاوية النفايات عوضاً عن تكديسها دون جدوى.
3-التخزين
ترتيب كل من الفئات المذكورة في الخطوة الأولى ضمن حاويات خاصة أو صناديق أو ملفات تناسب حجم المكتب. تجدر الإشارة هنا إلى أنه يجب وضع ملصقات على كل صندوق أو ملف بعنوان المحتويات التي يضمها مثل: فواتير – مشاريع – منشورات أو كتيبات – بطاقات عمل وغيرها. كما أنه من المفيد استغلال المساحات الجدارية لتفعيل حلول التخزين الذكية باستخدام الأرفف ولوحات تعليق النشرات.
4-المساحة المكتبية
يجب أن تكون المساحة المكتبية التي نعمل فيها متكاملة وتلبي احتياجاتنا؛ بمعنى أنه إذا كانت متطلبات العمل تقتضي مثلاً استخدام طابعة بشكل متكرر فمن المهم الاستثمار في طابعة للاستخدام المستقل بحيث يكون لها حيز دائم في المكتب لتفادي نقل الأجهزة المشتركة من وإلى المكتب الذي ينتج عنه إهدار للوقت والمجهود.
5-الصيانة والمتابعة
لعل هذه الخطوة الأخيرة هي الأهم من بين سابقاتها؛ حيث يجب تخصيص ما لا يقل عن عشر دقائق لفرز الأوراق الواردة يومياً والنظر فيها وتقسيمها إلى الفئات المناسبة لها لتفادي تكدسها مرة أخرى. كما أنه من المهم الحرص على أن تكون الأجهزة المكتبية على أفضل حال من حيث شحن البطارية الخاصة بها وغير ذلك حتى تكون على أهبة الاستعداد للاستخدام.
